Danh sách những việc cần làm khi chuyển văn phòng

Nếu bạn đang chuẩn bị cho việc di chuyển văn phòng, bạn sẽ nhắm đến sự gián đoạn tối thiểu trong quá trình di chuyển. Cho dù bạn đang chuyển đến văn phòng dịch vụ hay không gian làm việc chung với các cơ sở dùng chung, lập kế hoạch, chuẩn bị và liên lạc là chìa khóa. Mặc dù di chuyển văn phòng là một nhiệm vụ đầy thách thức, có những bước bạn có thể thực hiện để giữ mọi thứ hoạt động trơn tru nhất có thể. Đây là một hướng dẫn hữu ích để giúp bạn di chuyển mà không có căng thẳng không cần thiết.

Bước một - Điều đầu tiên Đầu tiên

Khi bạn đã quyết định thực hiện di chuyển, hãy bắt đầu chăm sóc các bước đầu tiên. Tốt nhất, bạn nên thực hiện việc này từ 3 đến 6 tháng trước ngày chuyển nhà.

Xem lại cho thuê tài sản thương mại của bạn . Nếu bạn dự định rời đi sớm, nó có thể khiến bạn mất tiền đặt cọc. Bạn cũng có thể chịu trách nhiệm cho bất kỳ sự phá vỡ hoặc thiệt hại cho không gian có thể xảy ra trong quá trình di chuyển. Hãy chắc chắn rằng bạn đang biết.
Tập hợp một nhóm lập kế hoạch, người có thể ủy thác các nhiệm vụ và chịu trách nhiệm cho quá trình di chuyển.
Bắt đầu nhận báo giá từ một loạt các công ty di chuyển, để tìm dịch vụ tốt nhất và giá trị đồng tiền.
Tìm hiểu xem bạn cần bảo hiểm di chuyển cho các thiết bị và máy móc quan trọng.
Đặt ngân sách di chuyển của bạn, để giúp ngăn chặn bội chi.

Bước hai - Truyền thông

Khi bạn đã xác nhận ngày chuyển của mình, điều quan trọng là phải cho các bên trong và bên ngoài biết về việc tái định cư sắp tới của bạn.

Thông báo cho chủ nhà hiện tại và / hoặc người quản lý tài sản của bạn và thông báo chính thức.
Thông báo cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn về ngày chuyển và địa chỉ văn phòng mới.
Bắt đầu một danh sách chính của những người bạn cần gửi thay đổi địa chỉ.
Đảm bảo rằng danh sách nhân viên của bạn được cập nhật.
Đảm bảo rằng danh sách khách hàng và danh sách nhà cung cấp dịch vụ của bạn được cập nhật.
Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên trong nhóm biết trách nhiệm của họ sẽ đi trước thời hạn.
Đặt phòng với công ty di chuyển bạn đã chọn.
Giới thiệu bộ phận CNTT của bạn khi đang di chuyển và thảo luận về những gì công nghệ cần thiết cho cả ngày.
Thông báo cho các đối tác địa phương, các chi nhánh và nhà cung cấp về động thái sắp tới, đặc biệt là những người sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi địa chỉ và thông tin liên lạc của bạn.

Ai gửi thay đổi thông báo địa chỉ tới:

● Khách hàng và đối tác;
● Bất kỳ tổ chức chuyên nghiệp nào bạn thuộc về;
● Dịch vụ văn phòng phẩm;
● Ngân hàng và tổ chức tài chính;
● Bất kỳ công ty dịch vụ thực phẩm;
● Công ty nước đóng chai;
● Công ty điện thoại;
● Các công ty dịch vụ cho máy photocopy hoặc máy in;
● Công ty bảo hiểm;
● Bất kỳ bộ phận tài khoản;
● Nhà cung cấp dịch vụ internet của bạn;
● Bất kỳ dịch vụ bổ sung nào công ty bạn sử dụng.

Bước ba - Chuẩn bị

Bây giờ là lúc để xem xét hậu cần của việc di chuyển tất cả các thiết bị văn phòng của bạn từ không gian này sang không gian khác.

Nhận một kế hoạch sàn chi tiết của không gian mới của bạn.
Đo không gian văn phòng mới và lên kế hoạch bạn sẽ sắp xếp mọi thứ ra sao.
Tạo một kho lưu trữ đồ nội thất văn phòng hiện có.
Tham khảo ý kiến với một công ty nội thất cho bất kỳ đồ nội thất mới mà bạn có thể cần.
Đặt hàng cho đồ nội thất mới và văn phòng phẩm nếu cần.
Sắp xếp các thiết bị lưu trữ bên ngoài nếu cần.
Gán mã màu cho từng bộ phận. Làm việc trên một kế hoạch sàn chi tiết và phân bổ các nhãn dán mã màu cho từng bộ phận.
Chỉ định mỗi nhân viên một số và thêm số tương ứng vào bàn và thiết bị của họ.
Xác định rõ ràng và đặt tên không gian chung trong kế hoạch sàn mới của bạn.
Ký bất kỳ giấy tờ chính thức, giấy phép và giấy phép.
Đặt chỗ đậu xe và thang máy cho ngày di chuyển.
Sắp xếp dịch vụ vệ sinh tại văn phòng hiện tại của bạn và cơ sở mới.
Hoàn thiện mã truy cập và bảo mật cho cơ sở mới.
Gửi một kế hoạch sàn chi tiết cho máy động lực của bạn, hoặc sắp xếp một cuộc họp tại cơ sở mới nếu cần.
Tạo một kế hoạch ngày di chuyển chi tiết cho nhân viên của bạn để làm theo.
Soạn thảo danh sách các số liên lạc khẩn cấp cho mọi người tham gia di chuyển, cũng như bảo trì thang máy và quản lý tòa nhà.

Nhóm lập kế hoạch của bạn nên thảo luận gì trong giai đoạn này?

Phân công một thành viên của mỗi đội giám sát trách nhiệm đóng gói của bộ phận họ.
Quyết định về thủ tục đóng gói và bố trí.
Soạn thảo chỉ đường đến địa điểm mới, bao gồm hướng dẫn về đỗ xe, giao thông công cộng, v.v.
Tập hợp một gói di chuyển của người dùng cộng đồng cho mỗi nhân viên, bao gồm số bàn được phân bổ, mã màu và thông tin về vị trí mới.
Xác định một cách tiêu chuẩn để dán nhãn máy tính xách tay, màn hình, ổ cứng, bàn phím, v.v. và đảm bảo tất cả nhân viên đều được thông báo.
Đảm bảo rằng tất cả mọi người mang đồ dùng cá nhân về nhà và các thiết bị.
Quyết định đại diện nào sẽ ở lại vị trí hiện tại cho đến khi chiếc xe tải di chuyển cuối cùng rời đi, và ai sẽ đến địa điểm mới để giám sát.
Sắp xếp cho mỗi bộ phận để trống và đóng gói hoặc đóng dấu tủ hồ sơ của họ, vv
Đảm bảo rằng các dấu hiệu được mã hóa màu và số bàn được đặt rõ ràng và được đánh dấu trong không gian mới.
Đảm bảo rằng các khóa, mã truy cập hoặc thẻ và thông tin bảo mật đều có sẵn.

Bước bốn - Thực hiện Di chuyển

Một ngày di chuyển đến, bạn nên cảm thấy chuẩn bị tốt. Dưới đây là một số cách khác để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong ngày trọng đại.

Giữ bản in số khẩn cấp của bạn trong tầm tay.
Cho phép một ngân sách để giải khát cho nhóm di chuyển và đại diện nội bộ.
Nếu cần, sắp xếp để bật điều hòa trong quá trình di chuyển.
Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị công nghệ, máy tính, điện thoại, vv được di chuyển trước.
Đảm bảo rằng các đại diện luôn sẵn sàng để đảm bảo tất cả các mục được mã hóa màu được đặt ở đúng vị trí và tất cả các bàn đều ở đúng nơi cùng với các hộp được đánh số
Đặt một ngày cho các đường dây điện thoại và hệ thống để đi vào hoạt động.

Bước năm - Giải quyết

Bước chuyển lớn đã kết thúc! Bây giờ là lúc để thiết lập một vài thứ cuối cùng, vì vậy bạn có thể quay trở lại kinh doanh càng sớm càng tốt.

Đảm bảo rằng tất cả các khu vực được xác định rõ ràng và phân định ranh giới cho nhân viên để xem.
Thiết lập tất cả các máy tính và thiết bị công nghệ.
Thiết lập đường dây và hệ thống điện thoại.
Cập nhật trang web của công ty với thông tin liên lạc mới.
Tạo một danh sách điện thoại mới.
Phân phối danh sách điện thoại mới và vị trí bộ phận.
Thực hiện kiểm tra chi tiết các cơ sở và báo cáo mọi thiệt hại cho công ty di chuyển nếu cần.
Hãy chắc chắn rằng bảo hiểm của bạn đã được chuyển giao.
Đảm bảo rằng bất kỳ hợp đồng thuê cũ đã được gói lại.
Xác nhận rằng bất kỳ khoản tiền gửi đã được nhận từ các cơ sở cũ.
Thu thập tất cả các thẻ, thẻ và chìa khóa cho các cơ sở cũ và gửi lại.
Phát thẻ mới, thẻ khóa và chìa khóa cho văn phòng mới.
Kiểm tra tất cả các hóa đơn và thanh toán.
Sắp xếp để cài đặt các hệ thống CNTT mới.
Phát hành một thông cáo báo chí về việc thay đổi địa chỉ của bạn.
Thành lập một ủy ban kế hoạch để tổ chức một bữa tiệc ấm cúng văn phòng.
Thêm một liên lạc đặc biệt bằng cách để một gói chào mừng của người Hồi giáo trên bàn của mỗi nhân viên, với tên, chức danh công việc, ghi chú chào mừng và một số điều trị để giúp họ vượt qua một ngày bận rộn.

Xin chúc mừng, bạn đã làm điều đó!

Nếu bạn đã thực hiện việc di chuyển văn phòng mà không quá căng thẳng, đã đến lúc tạm dừng và ăn mừng. Chúng tôi hy vọng danh sách của chúng tôi giúp bạn có được tổ chức.

Tin Tức Sài Gòn - VIệt Nam